OWC

Ogólne warunki certyfikacji (OWC)

Obowiązują od 6.2.2023 r.

Niniejsze zasady i warunki odnoszą się do usług certyfikacji URS w ramach certyfikacji systemów i produktów.

 

CZĘŚĆ A - DEFINICJA POJĘĆ

A1 Dla celów niniejszego VPC, URS oznacza United Registrar of Systems Ltd (Biuro Schematu) zwane dalej URS, które jest odpowiedzialne za zgodność z warunkami akredytacji w ramach jednostki akredytującej UKAS, United Registrar of Systems GmbH (Biuro Schematu) zwane dalej URS, które jest odpowiedzialne za zgodność z warunkami akredytacji w ramach jednostki akredytującej DAkkS, United Registrar of Systems Czech s.r.o. (Biuro Schematu) zwane dalej URS, które jest odpowiedzialne za zgodność z warunkami akredytacji w ramach jednostki akredytującej CAI, United Registrar of Systems Polska Sp. z o.o. (Biuro Schematu) zwane dalej URS. (Scheme Office) zwany dalej URS, który jest odpowiedzialny za zgodność z warunkami akredytacji w ramach jednostki akredytującej CAI, United Registrar of Systems Polska Sp. z o.o. (Scheme Office) zwany dalej URS, który jest odpowiedzialny za zgodność z warunkami akredytacji w ramach jednostki akredytującej INiG, oraz w stosownych przypadkach odpowiedni przedstawiciele regionalni URS RR, którzy organizują audyty w poszczególnych regionach (krajach).

A2 Klient – oznacza aktualnego klienta URS, korzystającego z usług certyfikacji URS lub klienta, który podpisał z URS lub za pośrednictwem URS umowę o świadczenie usług certyfikacji, u którego zostanie przeprowadzony pierwszy audyt.

A3  Proces certyfikacji (certyfikacja) - prowadzi do weryfikacji standardu wdrożonego przez klienta i wydania certyfikatu, zazwyczaj w ramach trzyletniego cyklu.

A4  Certyfikat – deklaracja zgodności.

A5   Audytor – osoba kierująca audytem certyfikacyjnym, która odwiedza klienta i sporządza raport z audytu.

A6  Standard – wymagany standard wdrożony przez klienta w jego firmie.

A7 Raport z audytu – raport sporządzany przez audytora, opisujący wyniki jego wizyty.

A8  Jednostka akredytująca – podmiot, który udzielił URS akredytacji na przeprowadzanie certyfikacji na podstawie warunków akredytacji dla poszczególnych norm, dla których URS prowadzi akredytowaną certyfikację.

A9 Akredytacja – zaświadczenie wydawane przez jednostkę akredytującą, potwierdzające, że jednostka certyfikująca przeprowadza certyfikację
i wydaje certyfikat zgodnie z ważną akredytacją URS i danym standardem.

A10 Audyt początkowy – wstępna faza procesu certyfikacji, która rozpoczyna trzyletni proces certyfikacji.

A11 Audyt nadzorczy (audyt monitorujący) – powtarzana co roku wizytacja, podczas której audytor przeprowadza kontrolę danego standardu.

A12 Audyt re-certyfikacyjny – kolejny, zazwyczaj trzyletni cykl, który następuje po poprzednim, również trzyletnim cyklu.

A13 Wizyta specjalna - może odbyć się, kiedy audytor stwierdzi, że nie wszystkie wymogi zostały spełnione.

A 14 Audyt równoległy GMP+ International przeprowadza audyty równoległe w firmach certyfikowanych przez GMP+, aby zweryfikować metodę, według której audyt jest planowany, przeprowadzany i raportowany poprzez Jednostkę Certyfikującą. Audyt równoległy odbędzie się po przeprowadzeniu audytu poprzez Jednostkę Certyfikującą. 

A15 URS Polska – Przedstawiciel regionalny URS działa jako pełnomocnik do komunikacji między United Registrar of Systems Ltd., odpowiedzialną za przestrzeganie warunków akredytacyjnych UKAS, United Registrar of Systems GmbH, odpowiedzialną za przestrzeganie warunków akredytacyjnych DAkkS, United Registrar of Systems Czech s.r.o., odpowiedzialną za przestrzeganie warunków akredytacyjnych CAI oraz Klienta. Przedstawiciel regionalny pomaga w organizacji i przeprowadzeniu audytu certyfikującego. Przedstawiciel regionalny pobiera opłaty do URS związane z audytem certyfikującym i rejestracją.

A16 URS Biuro Krytyczne jest odpowiedzialny za proces certyfikacji Klienta, audyt certyfikacyjny i decyzje zgodnie z warunkami udzielonej akredytacji. Nadrzędne biuro URS przyjmuje obowiązki operacyjne, finansowe, prawne i certyfikacyjne w certyfikowanej organizacji na podstawie odpowiedniej akredytacji.

A17  Pozycja URS w tych VPC oznacza, że ​​Biuro Systemu URS może komunikować się z klientem za pośrednictwem RR URS w języku lokalnym. Podobnie, klient może poinformować URS RR lub URS Scheme Office. Biuro Systemów URS

CZĘŚĆ B - PROCES CERTYFIKACYJNY

B1. Przebieg procesu 

B1.1 Jeżeli zawarto umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji, która nie przewiduje innego przebiegu tego procesu, dzieli się on na: pierwszy audyt certyfikacyjny, kiedy certyfikat zostaje przyznany po raz pierwszy lub audyt re-certyfikacyjny, kiedy certyfikat jest przyznawany po raz drugi oraz na systematyczne audyty nadzorcze, przeprowadzane między pierwszą certyfikacją a re-certyfikacją lub między re-certyfikacją
a kolejną re-certyfikacją.

B1.2 Po pierwszym audycie certyfikacyjnym, wydaniu certyfikatu i w trakcie jego obowiązywania klient, na warunkach przewidzianych w umowie
z URS i warunkach akredytacji, w odpowiednim czasie zainicjuje audyt nadzorczy, który przeprowadzi URS.

B1.3 Realizacja kolejnych audytów nadzoru z zachowaniem ustalonych terminów stanowi warunek zachowania ważności certyfikatu.

B1.4 Na koniec trzyletniego procesu certyfikacyjnego przeprowadza się audyt re-certyfikacyjny w celu przedłużenia ważności certyfikatu. Audyt re-certyfikacyjny musi odbyć się przed upływem ważności certyfikatu.

B1.5 Jeżeli w trakcie audytu zostaną stwierdzone poważne przypadki niezgodności ze standardem, URS może zarządzić przeprowadzenie dodatkowego audytu. Dodatkowe audyty muszą odbyć się w terminie określonym przez audytora URS lub biuro URS.

B1.6 W związku z zaspokajaniem warunków akredytacji przez jednostkę certyfikującą URS, osoby uprawnione z ramienia URS lub podmiotów akredytowanych przez URS mogą zażądać przeprowadzenia u klienta audytów obserwacyjnych lub specjalnych. Klient umożliwi przeprowadzenie wspomnianych typów audytu.

B1.7 W razie istotnych zmian organizacyjnych lub konieczności poszerzenia przedmiotu certyfikacji klient zaktualizuje swoją dokumentację
i poinformuje URS o wszystkich istotnych zmianach w organizacji, które w zasadniczy sposób wpłyną na zakres certyfikacji.

B1.8 Jeżeli klient zwróci się do URS o poszerzenie zakresu certyfikowanej działalności, URS może przeprowadzić audyt specjalny lub poszerzyć zakres certyfikowanej działalności w ramach audytu nadzorczego lub re-certyfikacyjnego.

B1.9 Zgodnie z warunkami akredytacji URS skontaktuje się z klientem z wystarczającym wyprzedzeniem przed planowanym audytem w celu ustalenia aktualnych informacji i danych w związku z wykonywaniem umowy o świadczenie usług certyfikacyjnych.

B1.10 Jeżeli audytorzy, obserwatorzy lub inspektorzy w ramach pełnienia obowiązków odwiedzą klienta, klient udostępni im odpowiednie środki ochrony indywidualnej (ŚOI) i udzieli im odpowiedniego szkolenia i instrukcji przed rozpoczęciem przez nich pracy. Ponadto klient zadba o to,
by audytor, inspektor lub obserwator nie dotykali sprzętu i urządzeń bez nadzoru i wyraźnych instrukcji klienta.

B2 Terminy i harmonogram

B2.1 Klient może zaproponować termin przeprowadzenia audytów. URS sprawdza, czy są one realne w świetle mocy przerobowych
i stosowanych metod realizacji audytów w URS. Terminy wskazane przez zlecającego nie są wiążące. URS nie ma obowiązku dostosowania się do nich. Przed planowanym audytem URS i klient z odpowiednim wyprzedzeniem uzgodnią wiążące terminy jego realizacji.

B2.2 Co do zasady, audyty są przeprowadzane w uzgodnionych wiążących terminach i godzinach. Jeżeli zlecający nie będzie współpracować w celu uzgodnienia terminu audytu, przez co audyt nie będzie mógł się odbyć lub nie będzie mógł być przeprowadzony w porę, URS może odstąpić od Umowy. Odstąpienie pozostaje bez wpływu na inne roszczenia z tytułu przysługującego odszkodowania lub innych wymogów/zobowiązań. Jeżeli klient posiada już ważny certyfikat, URS może zawiesić jego ważność lub cofnąć certyfikat i odebrać znak URS.

B2.3 URS zastrzega sobie prawo do obciążenia klienta dodatkową opłatą za odwołanie lub zmianę terminu audytu, jeżeli odwołanie lub zmiana terminu przypada na mniej niż 21 dni kalendarzowych przed planowaną datą audytu. Opłata może wynieść do 50% ceny planowanego audytu. W przypadku poniesienia kosztów związanych z audytem (dojazd, zakwaterowanie, koszty tłumacza) zostaną one doliczone dodatkowo.

B2.4 Jeżeli z przyczyn leżących po stronie klienta, klient przerwie trwający audyt lub URS odwoła trwający audyt, wówczas klient zwróci koszty poniesione przez URS w pełnej wysokości uzgodnionej ceny danego audytu.

B2.5 Jeżeli w miejscu, w którym URS ma przeprowadzić zaplanowany audyt wystąpią poważne komplikacje wskutek działania siły wyższej (zamieszki, działania wojskowe lub terrorystyczne) URS na czas ich trwania i w zakresie ich konsekwencji zostaje zwolnione z obowiązku realizacji audytu, nawet jeśli popadnie w związku z tym w zwłokę. Strony umowy będą się wzajemnie informować o powstałych komplikacjach i dostosują swoje wymagania do nowych okoliczności.

B2.6 Niezapowiedziany audyt nadzoru dotyczący normy GMP+ FSA, zastąpi jeden z zapowiedzianych audytów nadzoru podczas cyklu certyfikacji. Co 12 miesięcy klient może określić 15 dni w tym roku, w których nie można przeprowadzić niezapowiedzianego audytu nadzoru. Jeżeli nie zostanie to wcześniej określone, nie można odmówić niezapowiedzianego audytu nadzoru. Obowiązują następujące okresy wcześniejszego powiadomienia w celu przeprowadzenia niezapowiedzianego audytu nadzoru: dwa dni robocze.

B3 Wyznaczanie audytorów

B3.1 URS może wybrać i powołać audytora lub eksperta odpowiednio do danej branży działalności klienta. URS zastrzega sobie prawo do zmiany audytora/audytorów – eksperta/ekspertów w celu zapewnienia niezależności i obiektywności lub jeżeli ze względu na nieprzewidywalne okoliczności nie może zagwarantować dyspozycyjności danego audytora.

B3.2 W przypadku, gdy nie jest możliwe zapewnienie audytora w języku ojczystym Klienta, URS ma obowiązek zapewnić tłumacza podczas audytu u Klienta. Obecność tłumacza przyczyni się do doprecyzowania zakresu objętego certyfikacją. Klient powinien być poinformowany o obecności tłumacza przed rozpoczęciem audytu. Koszty poniesione w wyniku zatrudnienia tłumacza ponosi Klient.

B3.3 Klient nie musi zgodzić się na przeprowadzenie audytu przez audytora wyznaczonego przez URS tylko w sytuacji, kiedy współpraca
z audytorem nie odbywa się w sposób należyty lub jeśli audytor nie jest odpowiednio wykwalifikowany do realizacji danej usługi. Klient niezwłocznie poinformuje URS o odmowie poddania się audytowi w wykonaniu audytora wskazanego przez URS wraz z uzasadnieniem jego odrzucenia. Wówczas URS wyznaczy innego audytora z odpowiednimi kwalifikacjami.

B4   Decyzja o certyfikacji

B4.1 Po audycie certyfikacyjnym, re-certyfikacyjnym lub nadzorczym URS wydaje decyzję odnośnie do przyznania certyfikatu, przedłużenia certyfikatu, utrzymania certyfikatu lub poszerzenia zakresu certyfikatu (w zależności od sytuacji). URS podejmuje tę decyzję bezstronnie na podstawie rekomendacji audytora i po zbadaniu raportu z audytu.

B4.2 URS sporządza Raport z audytu opisujący przebieg procesu certyfikacji dla każdego przeprowadzonego przez siebie audytu, który następnie przekazuje klientowi. URS prześle klientowi Raport z audytu w formie elektronicznej na kontaktowy adres e-mailowy klienta.

B4.3 Jeżeli decyzja URS jest pozytywna, klientowi wystawia się certyfikat i może on korzystać ze znaków i logo certyfikacji.

B4.4 Jeżeli zdaniem URS klient nie spełnia wszystkich wymogów koniecznych do przyznania certyfikatu (negatywna decyzja odnośnie certyfikacji), czyli decyzja w sprawie wydania certyfikatu jest odmowna lub wydany wcześniej certyfikat zostaje wycofany lub zawieszony, URS poinformuje o tym klienta. Przyznanie certyfikatu może być uzależnione od spełnienia dodatkowych warunków. Na przykład, klient może zostać poproszony o usunięcie stwierdzonych uchybień. Uchybienia lub obszary wymagające poprawy, stwierdzone w trakcie audytu, będą omawiane ze zlecającym podczas wizyty kończącej audyt. W razie stwierdzenia uchybień klient przeanalizuje przyczyny ich powstania i podejmie wszelkie niezbędne kroki naprawcze w celu ich usunięcia. Skuteczne usunięcie przez klienta wszystkich uchybień w terminie przyznanym przez audytora i pozytywna ocena podjętych działań naprawczych przez audytora stanowią warunek otrzymania (lub utrzymania) certyfikatu. Dodatkowe wymogi mogą odnosić się również do wizyty specjalnej.

B4.5 URS nie odpowiada również za wprowadzenie przez klienta  wspomnianych sugerowanych środków naprawczych. Decyzje w sprawie naprawy stwierdzonych uchybień leżą wyłącznie w kompetencji klienta.

B4.6 Audyt przeprowadzany jest w języku polskim. Językiem, w którym sporządzono raporty GMP+ w takim wypadku jest język angielski oraz język polski. Chyba, że inaczej określono w kontrakcie z klientem lub w załącznikach lub jest to uzgodnione w innej formie pisemnej z klientem.

B4.7 Klient zezwoli organowi akredytacyjnemu albo właścicielowi standardu GMP+ INTERNATIONAL, na udział w obserwacji lub kontroli równoległej.

B5 Naruszenie procesu certyfikacji

B5.1 Za istotne naruszenie OWC i naruszenie umowy uważa się odmowę współpracy ze strony klienta, a tym samym – uniemożliwianie przez niego realizacji umowy, kiedy opisany stan utrzymuje się pomimo wezwań do współpracy i wyznaczenia odpowiedniego terminu (niezaspokojenie wymogu usunięcia niezgodności ze standardem, nieprzestrzeganie planowanych audytów, wizyt specjalnych), a także postępowanie upadłościowe wszczęte wobec klienta, niezapłacenie przez klienta należności URS, kiedy pomimo monitów klient zwleka z ich zapłatą.

B5.2 W razie odstąpienia od umowy przed upływem terminu jej obowiązywania przez Klienta lub w razie wypowiedzenia umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia z przyczyn wskazanych powyżej w punkcie B5, URS może domagać się od klienta kary umownej w kwocie równej 33% ceny należnej za najbliższe wskazane w umowie świadczenie do czasu wystawienia lub wznowienia certyfikatu, również w sytuacji, kiedy nie wykonano jeszcze żadnej usługi ani jej części.

CZĘŚĆ C - KORZYSTANIE Z CERTYFIKATÓW, ZNAKÓW CERTYFIKACJI I LOGO URS

C1 Jeżeli klient uzyska od URS certyfikat i znak certyfikacji/logo URS, uzyskuje tym samym prawo do korzystania z nich zgodnie z poniższymi postanowieniami.

C2 URS pozostaje właścicielem używanej rzeczy, praw ochronnych do znaku towarowego i praw autorskich do używanej rzeczy. Przyznanie lub przekazanie rzeczy do używania nie oznacza przyznania przez URS klientowi wyłącznego prawa do używania jej w poniżej wskazanym zakresie/obszarze.

C3 Z przedmiotu używania można korzystać wyłącznie w sposób, który nie będzie zagrażać dobremu imieniu URS ani w sposób, który mógłby być błędnie interpretowany. Zlecający będzie korzystał z niego wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zaś zgodnie z prawem o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Z przedmiotu używania można korzystać tylko w formie, w jakiej został przyznany i przekazany. Modyfikacje wzoru, koloru lub tekstu są zabronione. Zlecający nie będzie korzystać z przedmiotu używania częściowo – danego przedmiotu można używać wyłącznie w całości.

C4 Jeżeli przedmiot używania zostanie przekazany zlecającemu również w formie elektronicznej, zlecający może zmieniać wymiary tego przedmiotu. Wraz ze zmianą wymiarów należy zmienić tekst umieszczony na przedmiocie używania tak, by był czytelny i nie została naruszona jego proporcja względem tekstu i logo URS.

C5 Zlecający zachowa relację między przedmiotem używania i przedmiotem certyfikacji i będzie prezentować przedmiot używania wyłącznie w sposób, który umożliwi przeciętnym konsumentom zarejestrowanie go jako znaku potwierdzającego kontrolę, ocenę i/lub certyfikację procesów, systemów, lub kwalifikacji. Z przedmiotu używania można korzystać wyłącznie w związku z czynnościami, procesami, systemami lub kwalifikacjami, dla których został przyznany i wyłącznie w celu potwierdzenia, że owe czynności, procesy, systemy lub kwalifikacje są zgodne z przepisami, w odniesieniu do których zostały sprawdzone, ocenione i/lub certyfikowane.

C6 Z przedmiotu używania można korzystać wyłącznie przez okres wskazanej dla niego ważności i do czasu zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu. Jeżeli do czasu upływu ważności certyfikatu nie zostanie przeprowadzona re-certyfikacja, nie wolno korzystać z certyfikatu i znaku URS do czasu przyznania nowego certyfikatu.

C7 URS może w dowolnym momencie ograniczyć, zawiesić lub cofnąć certyfikat w poniżej wskazanych przypadkach.

C7.1 wygaśnie umowa o certyfikacji zawarta przez URS i klienta;

C7.2 konieczny audyt nadzorczy lub inny audyt URS nie odbędzie się w wyznaczonym terminie lub zostanie przeprowadzony w niepełnym zakresie;

C7.3 nie zostały zaspokojone wymogi określone przez URS w ramach audytu nadzorczego;

C7.4 jeżeli wynik audytu jest negatywny, a ustalonych uchybień nie usunięto w terminie przyznanym przez URS;

C7.5 przedmiot używania jest wykorzystywany niezgodnie z niniejszymi warunkami;

C7.6 zlecający nie wykonuje obowiązków nałożonych na niego w związku z certyfikacją, w szczególności zaś obowiązku informowania
o zmianach lub też nie wywiązuje się z obowiązków wynikających z umowy zawartej z URS, w tym obowiązków płatniczych;

C7.7 nie zostały zaspokojone warunki przyznania certyfikatu, zwłaszcza zaś ‒ informacje przekazane w trakcie procesu certyfikacyjnego są niepełne lub nieprawdziwe;

C7.8 klient wypowie umowę lub wystąpi i przerwanie ważności certyfikatu;

C7.9 wystąpią inne przesłanki do cofnięcia certyfikatu w myśl niniejszych OWC lub umowy;

C8 Jeżeli certyfikat zostanie cofnięty lub upłynie okres jego ważności, klient całkowicie zaprzestanie korzystania z przedmiotu używania, przede wszystkim zaś przestanie prowadzić jakiekolwiek działania reklamowe (w ramach dokumentów firmowych, na stronach internetowych, mediach społecznościowych, prospektach, katalogach, środkach transportu i in.), które odwołują się do przedmiotu używania lub usługi świadczonej z tego tytułu przez URS. Ponadto zlecający zwróci przedmioty używania związane z procesem certyfikacji, których zwrotu zażąda URS. URS Polska zażąda zwrotów oryginałów certyfikatów i wszystkich duplikatów.

C9 URS nie odpowiada za szkody powstałe po stronie zlecającego z tytułu uzasadnionego cofnięcia certyfikatu.

C10 URS nie ponosi odpowiedzialności za korzystanie z przedmiotu używania bez zezwolenia.

C11 Jeżeli na certyfikacie, znaku certyfikacji lub dokumencie znajduje się logo URS, klient może korzystać z niego zgodnie z niniejszymi OWC.

C12 Klient posiadający certyfikat GMP+ może używać logo GMP+ jednostki certyfikującej GMP+ INTERNATIONAL. Klient posiadający certyfikat zgodnie z GMP+ będzie przestrzegać wymogów określonych przez jednostkę certyfikującą GMP+ INTERNATIONAL.

C13 Klient zostanie szczegółowo zapoznany z zasadami i sposobami prawidłowego korzystania z logo certyfikacji w trakcie audytu wstępnego
i wraz z przyznaniem certyfikatu.

C14 Wraz z cofnięciem certyfikatu URS może wypowiedzieć umowę. Pozostaje to bez wpływu na inne roszczenia z tytułu przysługującego odszkodowania lub innych roszczeń.

CZĘŚĆ D - ZAWIESZENIE, WYCOFANIE, PRZEDŁUŻENIE LUB OGRANICZENIE ZAKRESU CERTYFIKACJI

Zawieszenie certyfikatu D1

Ważność certyfikatu może zostać zawieszona zarówno na podstawie inicjatywy klienta, jak i na podstawie wewnętrznych procesów URS. Biuro Krytyczne URS zawiesza ważność certyfikatu jesli: nie można przeprowadzić audytu nadzorczego w terminie określonym w umowie z przyczyn wynikających ze strony klienta, a klient wnioskuje o odroczenie audytu nadzoru. W takich przypadkach Biuro Krytyczne URS podejmuje decyzję pozytywnie po uwzględnieniu przyczyn zawieszenia. Zawieszenie certyfikatu trwa do momentu prawidłowego przeprowadzenia audytu nadzoru, we wcześniej którego ustalonym terminie, ale nie później niż 6 miesięcy od ustalonej daty, przy czym za pierwotnie ustaloną datę audytu uważa się datę wystawienia certyfikatu. Innym przypadkiem może być  brak dowodów na prawidłowe funkcjonowanie systemu zarządzania u klienta, a jednostka certyfikująca wyznaczy czas na usunięcie niezgodności w określonym terminie, ale nie później niż w ciągu 3 miesięcy od wykonania audytu nadzorczego. W obu przypadkach, jeśli wyznaczony termin zawieszenia certyfikatu nie zostanie dotrzymany z przyczyn wynikających z klienta, kompetentna osoba ds. Systemu URS podejmie decyzję o wygaśnięciu certyfikatu i zostanie on unieważniony. Klient jest informowany na piśmie o wygaśnięciu i unieważnieniu certyfikatu.

 Rozszerzenia i ograniczenia certyfikatu D2

Zakres certyfikatu jest rozszerzany lub ograniczany na podstawie wniosku klienta lub na podstawie ustaleń URS podczas audytu nadzoru / re-certyfikacyjnego. Klient jest zobowiązany do poinformowania URS o istotnej zmianie w firmie, która może doprowadzić do ograniczenia lub rozszerzenia zakresu certyfikacji.

 W przypadku powiadomienia przez klienta, Biuro Krytyczne URS poprosi o dokumentację firmy w celu jej zbadania i zadecyduje na piśmie o kolejnych krokach - patrz następujące punkty:

D3 Cofnięcie certyfikatu Wygaśnięcie i odwołanie certyfikatu następuje automatycznie, jeśli:

D4 URS ma prawo unieważnić certyfikat, jeżeli:

CZĘŚĆ E - SYSTEM WCZESNEGO OSTRZEGANIA (EWS)

E1 W razie uchybień w przestrzeganiu określonego poziomu substancji zanieczyszczającej Certyfikowany klient GMP+ zawiadomi o tym jednostkę certyfikującą ews@urs.holdings, odnośne organy oraz GMP+ INTERNATIONAL, a także w ciągu 12 godzin od wystąpienia skażenia prześle raport EWS. 

E2 Certyfikowany klient zgodnie z ISO 45001 w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy OHSMS, musi poinformować swoją jednostkę certyfikującą w przypadku zaistnienia poważnego incydentu lub naruszenia przepisów wymagających zaangażowania odpowiedniego organu regulacyjnego (np. Regionalnego inspektoratu bezpieczeństwa pracy, regionalnej stacji higieny, policji i innych ) w jego firmie.

CZĘŚĆ F – SKARGI

F1 W przypadku niezadowolenia z usług oferowanych przez URS mają Państwo możliwość złożenia skargi. Skargi proszę kierować na adres e-mail complaints@urs.holdings lub skargi@urs-polska.pl

F2 Wszystkie skargi będą należycie rejestrowane i weryfikowane, a decyzja o działaniach naprawczych zostanie przekazana składającemu skargę najpóźniej w ciągu 30 dni od otrzymania zgłoszenia przez URS.

Uwaga:
Złożenie, badanie oraz podejmowanie decyzji w sprawie skarg i odwołań, nie spowoduje żadnych działań dyskryminacyjnych ze strony URS przeciwko wnoszącemu odwołanie lub składającemu skargę.

F3 Klient jest zobowiązany do rejestrowania i prowadzenia ewidencji wszystkich zgłoszonych mu skarg dotyczących zgodności z wymaganiami certyfikacji i jest zobowiązany do udostępnienia tej ewidencji jednostce certyfikującej na jej żądanie. Klient powinien również podjąć odpowiednie działania w oparciu
o te skargi i wszelkie uchybienia stwierdzone w produktach objętych certyfikacją oraz uzupełnić odpowiednią dokumentację, która ich dotyczy.

W przypadku certyfikacji GMP + FSA, GMP International również może analizować skargi. Dane kontaktowe GMP + FSA można znaleźć na https://www.gmpplus.org

CZĘŚĆ G – ODWOŁANIA

G1 Klient ma prawo odwołać się od każdej decyzji URS w ciągu 30 dni. Klient powinien wysłać odwołanie na adres e-mail: appeals@urs.holdings  lub  odwołanie@urs-polska.pl

G2 W ciągu 10 dni roboczych od otrzymania odwołania, URS potwierdzi otrzymanie odwołania na piśmie.

G3 URS udokmentuje decyzję dotyczącą wyniku rozpatrzenia skargi oraz przekaże ją klientowi w ciągu 30 dni roboczych od otrzymania odwołania.

G4 Jeżeli wyniki rozpatrzenia skargi przez URS nadal nie zostaną uznane za zadowalające, klient może skierować skargę do jednostki akredytującej.

Uwaga:

Złożenie, badanie oraz podejmowanie decyzji w sprawie skarg i odwołań, nie spowoduje żadnych działań dyskryminacyjnych ze strony URS przeciwko wnoszącemu odwołanie lub składającemu skargę.

CZĘŚĆ H - POSTANOWIENIA W ZAKRESIE ZACHOWANIA POUFNOŚCI

H1 Wszelkie przekazywane informacje będą traktowane jako ściśle poufne i z wyjątkiem organu certyfikacyjnego, albo organu akredytacyjnego
lub właściciela standardu GMP+ INTERNATIONAL, nie będą ujawniane żadnej stronie trzeciej bez zgody Klienta.

H2 Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji, które strona ujawniająca posiadała wcześniej, lub które są publicznie dostępne,
lub zostały zdobyte niezależnie od stron umowy w związku realizacją jej przedmiotu, albo zostały uzyskane od strony trzeciej bez żadnych ograniczeń.

H3 Niezależnie od wcześniejszych postanowień informacje nieuznawane za poufne to informacje, które:

H4 URS opublikuje informacje o certyfikowanych klientach na swojej stronie internetowej w sposób ogólnodostępny?

H5 Jeżeli organ certyfikacyjny, na podstawie wymogów prawa lub upoważnienia w formie umowy (na przykład z organem akredytacyjnym), będzie musiał ujawnić poufne informacje, klient lub osoba, której to dotyczy, jest zobowiązany przekazać te informacje URS, o ile nie jest to niezgodne z prawem.

CZĘŚĆ I  - DEKLARACJA BEZSTRONNOŚCI

I1  Biuro krytyczne URS niniejszym oświadcza, że ​​rozumie znaczenie zachowania bezstronności przy wykonywaniu czynności związanych z certyfikacją systemów zarządzania i aktywnie zarządza potencjalnymi konfliktami interesów lub groźbą konfliktu interesów.

I2 Biuro krytyczne URS zatwierdziło wewnętrzne procedury, które zapewniają obiektywność wszystkich działań w zakresie certyfikacji systemów zarządzania. Niezbędne środki są podejmowane w odniesieniu do bezstronności i niezależności. Są one uwzględnione w: strategii i polityce firmy, analizie ryzyka, decyzjach certyfikacyjnych, audytach, ocenie i selekcji pracowników. Regularnie dokonuje przeglądu niezależności, bezstronności i wiarygodności personelu URS, a także zarządzania konfliktami interesów oraz obiektywności działań i decyzji jednostki certyfikującej.

I3 Decyzje biura krytycznego URS w procesie certyfikacji zawsze opierają się na obiektywnych dowodach zgodności. Zainteresowane strony mają możliwość zgłoszenia inicjatywy lub zadawania pytań dotyczących bezstronności na adres info@urs.holdings.

CZĘŚĆ J - POSTANOWIENIA OGÓLNE

J1 URS świadczy usługi na rynku międzynarodowym i w różnych rejonach jest reprezentowane przez uprawnionych w tym zakresie regionalnych przedstawicieli.

J2 Przedstawicielem regionalnym może być osoba fizyczna lub prawna, która pośredniczy w komunikacji między oddziałem URS i klientem, pomaga
w przeprowadzeniu audytu certyfikacyjnego i pobiera na własny rachunek opłaty w imieniu URS związane z audytem certyfikacyjnym
i rejestracją GMP+.

J3 Spółka URS GmbH odpowiada za certyfikację klienta z akredytacją DAkkS i decyzję audytu certyfikacyjnego według wymogów akredytacji. Spółka URS GmbH nie sceduje swojej odpowiedzialności w tym zakresie na osobę trzecią.

J4 Spółka URS Limited odpowiada za certyfikację klienta z akredytacją UKAS i decyzję audytu certyfikacyjnego według wymogów akredytacji. Spółka URS Limited nie sceduje swojej odpowiedzialności w tym zakresie na osobę trzecią.

J5 Spółka URS Czech s.r.o. odpowiada za certyfikację klienta z akredytacją CAI i decyzję audytu certyfikacyjnego według wymogów akredytacji. Spółka URS Czech s.r.o. nie sceduje swojej odpowiedzialności w tym zakresie na osobę trzecią.

J6 Postanowienia niniejszego regulaminu odnoszą się do wszystkich pracowników URS uczestniczących w procesie certyfikacyjnym, w tym do przedstawicieli regionalnych.

J7 Spory sądowe będą rozstrzygane na gruncie prawa Unii Europejskiej.

 

Ogólne warunki certyfikacji (OWC)

Obowiązują od 17.05.2020 r.

Niniejsze zasady i warunki odnoszą się do usług certyfikacji URS w ramach certyfikacji systemów i produktów, zgodnych z międzynarodowymi wymogami jednostek akredytujących DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle), UKAS (United Kingdom Accreditation Service) i CAI (Czech Accreditation Institute).

CZĘŚĆ A - DEFINICJA POJĘĆ

A1  Dla potrzeb niniejszych OWC, URS oznacza spółki United Registrar of Systems Ltd., (Biuro Krytyczne) zwany dalej URS odpowiedzialną za przestrzeganie warunków akredytacyjnych UKAS, United Registrar of Systems GmbH, (Biuro Krytyczne) zwany dalej URS odpowiedzialną za przestrzeganie warunków akredytacyjnych DAkkS, United Registrar of Systems Czech s.r.o., (Biuro Krytyczne) zwany dalej URS odpowiedzialną za przestrzeganie warunków akredytacyjnych CAI a także właściwych przedstawicieli regionalnych URS, którzy organizują audyty w konkretnych regionach (krajach).

A2 Klient – oznacza aktualnego klienta URS, korzystającego z usług certyfikacji URS lub klienta, który podpisał z URS lub za pośrednictwem URS umowę o świadczenie usług certyfikacji, u którego zostanie przeprowadzony pierwszy audyt.

A3  Proces certyfikacji (certyfikacja) - prowadzi do weryfikacji standardu wdrożonego przez klienta i wydania certyfikatu, zazwyczaj w ramach trzyletniego cyklu.

A4  Certyfikat – deklaracja zgodności.

A5  Audytor – osoba kierująca audytem certyfikacyjnym, która odwiedza klienta i sporządza raport z audytu.

A6  Standard – wymagany standard wdrożony przez klienta w jego firmie.

A7  Raport z audytu – raport sporządzany przez audytora, opisujący wyniki jego wizyty.

A8  Jednostka akredytująca – podmiot, który udzielił URS akredytacji na przeprowadzanie certyfikacji na podstawie warunków akredytacji dla poszczególnych norm, dla których URS prowadzi akredytowaną certyfikację.

A9 Akredytacja – zaświadczenie wydawane przez jednostkę akredytującą, potwierdzające, że jednostka certyfikująca przeprowadza certyfikację i wydaje certyfikat zgodnie z ważną akredytacją URS i danym standardem.

A10  Audyt początkowy – wstępna faza procesu certyfikacji, która rozpoczyna trzyletni proces certyfikacji.

A11 Audyt nadzorczy (audyt monitorujący) – powtarzana co roku wizytacja, podczas której audytor przeprowadza kontrolę danego standardu.

A12  Audyt re-certyfikacyjny – kolejny, zazwyczaj trzyletni cykl, który następuje po poprzednim, również trzyletnim cyklu.

A13  Wizyta specjalna - może odbyć się, kiedy audytor stwierdzi, że nie wszystkie wymogi zostały spełnione.

A 14 URS Polska – Przedstawiciel regionalny URS działa jako pełnomocnik do komunikacji między United Registrar of Systems Ltd., odpowiedzialną za przestrzeganie warunków akredytacyjnych UKAS, United Registrar of Systems GmbH, odpowiedzialną za przestrzeganie warunków akredytacyjnych DakkS, United Registrar of Systems Czech s.r.o., odpowiedzialną za przestrzeganie warunków akredytacyjnych CAI oraz Klienta. Przedstawiciel regionalny pomaga w organizacji i przeprowadzeniu audytu certyfikującego. Przedstawiciel regionalny pobiera opłaty do URS związane z audytem certyfikującym i rejestracją.

A 15  URS Biuro Krytyczne jest odpowiedzialny za proces certyfikacji Klienta, audyt certyfikacyjny i decyzje zgodnie z warunkami udzielonej akredytacji.

Nadrzędne biuro URS przyjmuje obowiązki operacyjne, finansowe, prawne i certyfikacyjne w certyfikowanej organizacji na podstawie odpowiedniej akredytacji.

A16 Pozycja URS w tych VPC oznacza, że Biuro Systemu URS może komunikować się z klientem za pośrednictwem RR URS w języku lokalnym. Podobnie, klient może poinformować URS RR lub URS Scheme Office. Biuro Systemów URS

CZĘŚĆ B - PROCES CERTYFIKACYJNY

B1. Przebieg procesu 

B1.1 Jeżeli zawarto umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji, która nie przewiduje innego przebiegu tego procesu, dzieli się on na: pierwszy audyt certyfikacyjny, kiedy certyfikat zostaje przyznany po raz pierwszy lub audyt re-certyfikacyjny, kiedy certyfikat jest przyznawany po raz drugi oraz na systematyczne audyty nadzorcze, przeprowadzane między pierwszą certyfikacją a re-certyfikacją lub między re-certyfikacją a kolejną re-certyfikacją.

B1.2 Po pierwszym audycie certyfikacyjnym, wydaniu certyfikatu i w trakcie jego obowiązywania klient, na warunkach przewidzianych
w umowie z URS i warunkach akredytacji, w odpowiednim czasie zainicjuje audyt nadzorczy, który przeprowadzi URS.

B1.3 Realizacja kolejnych audytów nadzoru z zachowaniem ustalonych terminów stanowi warunek zachowania ważności certyfikatu.

B1.4 Na koniec trzyletniego procesu certyfikacyjnego przeprowadza się audyt re-certyfikacyjny w celu przedłużenia ważności certyfikatu. Audyt re-certyfikacyjny musi odbyć się przed upływem ważności certyfikatu.

B1.5  Jeżeli w trakcie audytu zostaną stwierdzone poważne przypadki niezgodności ze standardem, URS może zarządzić przeprowadzenie dodatkowego audytu. Dodatkowe audyty muszą odbyć się w terminie określonym przez audytora URS lub biuro URS.

B1.6 W związku z zaspokajaniem warunków akredytacji przez jednostkę certyfikującą URS, osoby uprawnione z ramienia URS lub podmiotów akredytowanych przez URS mogą zażądać przeprowadzenia u klienta audytów obserwacyjnych lub specjalnych. Klient umożliwi przeprowadzenie wspomnianych typów audytu.

B1.7  W razie istotnych zmian organizacyjnych lub konieczności poszerzenia przedmiotu certyfikacji klient zaktualizuje swoją dokumentację i poinformuje URS o wszystkich istotnych zmianach w organizacji, które w zasadniczy sposób wpłyną na zakres certyfikacji.

B1.8 Jeżeli klient zwróci się do URS o poszerzenie zakresu certyfikowanej działalności, URS może przeprowadzić audyt specjalny lub poszerzyć zakres certyfikowanej działalności w ramach audytu nadzorczego lub re-certyfikacyjnego.

B1.9 Zgodnie z warunkami akredytacji URS skontaktuje się z klientem z wystarczającym wyprzedzeniem przed planowanym audytem w celu ustalenia aktualnych informacji i danych w związku z wykonywaniem umowy o świadczenie usług certyfikacyjnych.

B1.10 Jeżeli audytorzy, obserwatorzy lub inspektorzy w ramach pełnienia obowiązków odwiedzą klienta, klient udostępni im odpowiednie środki ochrony indywidualnej (ŚOI) i udzieli im odpowiedniego szkolenia i instrukcji przed rozpoczęciem przez nich pracy. Ponadto klient zadba o to, by audytor, inspektor lub obserwator nie dotykali sprzętu i urządzeń bez nadzoru i wyraźnych instrukcji klienta.

B2 Terminy i harmonogram

B2.1 Klient może zaproponować termin przeprowadzenia audytów. URS sprawdza, czy są one realne w świetle mocy przerobowych
i stosowanych metod realizacji audytów w URS. Terminy wskazane przez zlecającego nie są wiążące. URS nie ma obowiązku dostosowania się do nich. Przed planowanym audytem URS i klient z odpowiednim wyprzedzeniem uzgodnią wiążące terminy jego realizacji.

B2.2 Co do zasady, audyty są przeprowadzane w uzgodnionych wiążących terminach i godzinach. Jeżeli zlecający nie będzie współpracować w celu uzgodnienia terminu audytu, przez co audyt nie będzie mógł się odbyć lub nie będzie mógł być przeprowadzony w porę, URS może odstąpić od Umowy. Odstąpienie pozostaje bez wpływu na inne roszczenia z tytułu przysługującego odszkodowania lub innych wymogów/zobowiązań. Jeżeli klient posiada już ważny certyfikat, URS może zawiesić jego ważność lub cofnąć certyfikat i odebrać znak URS.

B2.3 Jeżeli z przyczyn leżących po stronie klienta, klient lub URS odwoła planowany audyt 3 dni przed jego wyznaczonym terminem lub później, wówczas klient zwróci koszty poniesione przez URS w wysokości 33% uzgodnionej ceny danego audytu.

B2.4 Jeżeli z przyczyn leżących po stronie klienta, klient przerwie trwający audyt lub URS odwoła trwający audyt, wówczas klient zwróci koszty poniesione przez URS w pełnej wysokości uzgodnionej ceny danego audytu.

B2.5 Jeżeli w miejscu, w którym URS ma przeprowadzić zaplanowany audyt wystąpią poważne komplikacje wskutek działania siły wyższej (zamieszki, działania wojskowe lub terrorystyczne) URS na czas ich trwania i w zakresie ich konsekwencji zostaje zwolnione z obowiązku realizacji audytu, nawet jeśli popadnie w związku z tym w zwłokę. Strony umowy będą się wzajemnie informować o powstałych komplikacjach i dostosują swoje wymagania do nowych okoliczności.

B3 Wyznaczanie audytorów

B3.1 URS może wybrać i powołać audytora lub eksperta odpowiednio do danej branży działalności klienta. URS zastrzega sobie prawo do zmiany audytora/audytorów – eksperta/ekspertów w celu zapewnienia niezależności i obiektywności lub jeżeli ze względu na nieprzewidywalne okoliczności nie może zagwarantować dyspozycyjności danego audytora.

B3.2 W przypadku, gdy nie jest możliwe zapewnienie audytora w języku ojczystym Klienta, URS ma obowiązek zapewnić tłumacza podczas audytu u Klienta. Obecność tłumacza przyczyni się do doprecyzowania zakresu objętego certyfikacją. Klient powinien być poinformowany
o obecności tłumacza przed rozpoczęciem audytu. Koszty poniesione w wyniku zatrudnienia tłumacza ponosi Klient.

B3.3 Klient nie musi zgodzić się na przeprowadzenie audytu przez audytora wyznaczonego przez URS tylko w sytuacji, kiedy współpraca
z audytorem nie odbywa się w sposób należyty lub jeśli audytor nie jest odpowiednio wykwalifikowany do realizacji danej usługi. Klient niezwłocznie poinformuje URS o odmowie poddania się audytowi w wykonaniu audytora wskazanego przez URS wraz z uzasadnieniem jego odrzucenia. Wówczas URS wyznaczy innego audytora z odpowiednimi kwalifikacjami.

B4   Decyzja o certyfikacji

B4.1 Po audycie certyfikacyjnym, re-certyfikacyjnym lub nadzorczym URS wydaje decyzję odnośnie do przyznania certyfikatu, przedłużenia certyfikatu, utrzymania certyfikatu lub poszerzenia zakresu certyfikatu (w zależności od sytuacji). URS podejmuje tę decyzję bezstronnie na podstawie rekomendacji audytora i po zbadaniu raportu z audytu.

B4.2 URS sporządza Raport z audytu opisujący przebieg procesu certyfikacji dla każdego przeprowadzonego przez siebie audytu, który następnie przekazuje klientowi. URS prześle klientowi Raport z audytu w formie elektronicznej na kontaktowy adres e-mailowy klienta.

B4.3 Jeżeli decyzja URS jest pozytywna, klientowi wystawia się certyfikat i może on korzystać ze znaków i logo certyfikacji.

B4.4 Jeżeli zdaniem URS klient nie spełnia wszystkich wymogów koniecznych do przyznania certyfikatu (negatywna decyzja odnośnie do certyfikacji), czyli decyzja w sprawie wydania certyfikatu jest odmowna lub wydany wcześniej certyfikat zostaje wycofany lub zawieszony, URS poinformuje o tym klienta. Przyznanie certyfikatu może być uzależnione od spełnienia dodatkowych warunków. Na przykład, klient może zostać poproszony o usunięcie stwierdzonych uchybień. Uchybienia lub obszary wymagające poprawy, stwierdzone w trakcie audytu, będą omawiane ze zlecającym podczas wizyty kończącej audyt. W razie stwierdzenia uchybień klient przeanalizuje przyczyny ich powstania
i podejmie wszelkie niezbędne kroki naprawcze w celu ich usunięcia. Skuteczne usunięcie przez klienta wszystkich uchybień w terminie przyznanym przez audytora i pozytywna ocena podjętych działań naprawczych przez audytora stanowią warunek otrzymania (lub utrzymania) certyfikatu. Dodatkowe wymogi mogą odnosić się również do wizyty specjalnej.

B4.5 URS nie ponosi odpowiedzialności za stwierdzone w trakcie audytów niezgodności z audytowanym standardem i za sugerowane usunięcie tychże niezgodności. URS nie odpowiada również za wprowadzenie wspomnianych sugerowanych środków naprawczych. Decyzje w sprawie naprawy stwierdzonych uchybień leżą wyłącznie w kompetencji klienta.

B4.6 Audyt przeprowadzany jest w języku polskim. Językiem, w którym sporządzono raporty GMP+ w takim wypadku jest język angielski oraz język polski. Chyba, że inaczej określono w kontrakcie z klientem lub w załącznikach lub jest to uzgodnione w innej formie pisemnej z klientem.

B4.7 Klient zezwoli organowi akredytacyjnemu albo właścicielowi standardu GMP+ INTERNATIONAL, na udział w obserwacji lub kontroli równoległej.

B5 Naruszenie procesu certyfikacji

B5.1 Za istotne naruszenie OWC i naruszenie umowy uważa się odmowę współpracy ze strony klienta, a tym samym – uniemożliwianie przez niego realizacji umowy, kiedy opisany stan utrzymuje się pomimo wezwań do współpracy i wyznaczenia odpowiedniego terminu (niezaspokojenie wymogu usunięcia niezgodności ze standardem, nieprzestrzeganie planowanych audytów, wizyt specjalnych), a także postępowanie upadłościowe wszczęte wobec klienta, niezapłacenie przez klienta należności URS, kiedy pomimo monitów klient zwleka z ich zapłatą.

B5.2 W razie odstąpienia od umowy przed upływem terminu jej obowiązywania lub w razie wypowiedzenia umowy przez URS bez zachowania terminu wypowiedzenia z przyczyn wskazanych powyżej w punkcie B5, URS może domagać się od klienta kary umownej w kwocie równej 33% ceny należnej za najbliższe wskazane w umowie świadczenie do czasu wystawienia certyfikatu, również w sytuacji, kiedy nie wykonano jeszcze żadnej usługi ani jej części.

CZĘŚĆ C         KORZYSTANIE Z CERTYFIKATÓW, ZNAKÓW CERTYFIKACJI I LOGO URS

C1 Jeżeli klient uzyska od URS certyfikat i znak certyfikacji/logo URS, uzyskuje tym samym prawo do korzystania z nich zgodnie z poniższymi postanowieniami.

C2 URS pozostaje właścicielem używanej rzeczy, praw ochronnych do znaku towarowego i praw autorskich do używanej rzeczy. Przyznanie lub przekazanie rzeczy do używania nie oznacza przyznania przez URS klientowi wyłącznego prawa do używania jej w poniżej wskazanym zakresie/obszarze.

C3 Z przedmiotu używania można korzystać wyłącznie w sposób, który nie będzie zagrażać dobremu imieniu URS ani w sposób, który mógłby być błędnie interpretowany. Zlecający będzie korzystał z niego wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności zaś zgodnie z prawem o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Z przedmiotu używania można korzystać tylko w formie, w jakiej został przyznany
 i przekazany. Modyfikacje wzoru, koloru lub tekstu są zabronione. Zlecający nie będzie korzystać z przedmiotu używania częściowo – danego przedmiotu można używać wyłącznie w całości.

C4 Jeżeli przedmiot używania zostanie przekazany zlecającemu również w formie elektronicznej, zlecający może zmieniać wymiary tego przedmiotu. Wraz ze zmianą wymiarów należy zmienić tekst umieszczony na przedmiocie używania tak, by był czytelny i nie została naruszona jego proporcja względem tekstu i logo URS.

C5 Zlecający zachowa relację między przedmiotem używania i przedmiotem certyfikacji i będzie prezentować przedmiot używania wyłącznie w sposób, który umożliwi przeciętnym konsumentom zarejestrowanie go jako znaku potwierdzającego kontrolę, ocenę i/lub certyfikację procesów, systemów lub kwalifikacji. Z przedmiotu używania można korzystać wyłącznie w związku z czynnościami, procesami, systemami lub kwalifikacjami, dla których został przyznany i wyłącznie w celu potwierdzenia, że owe czynności, procesy, systemy lub kwalifikacje są zgodne z przepisami, w odniesieniu do których zostały sprawdzone, ocenione i/lub certyfikowane. Zlecający nie będzie korzystać z przedmiotu używania w celach reklamowych i nie będzie sugerować, że URS przeprowadziła ocenę konkretnego produktu. Z przedmiotu używania nie można korzystać w razie wystąpienia zmian w przedmiocie certyfikacji.

C6 Z przedmiotu używania można korzystać wyłącznie przez okres wskazanej dla niego ważności i do czasu zawieszenia lub cofnięcia certyfikatu. Jeżeli do czasu upływu ważności certyfikatu nie zostanie przeprowadzona re-certyfikacja, nie wolno korzystać z certyfikatu i znaku URS do czasu przyznania nowego certyfikatu.

C7 URS może w dowolnym momencie ograniczyć, zawiesić lub cofnąć certyfikat w poniżej wskazanych przypadkach.

C7.1 wygaśnie umowa o certyfikacji zawarta przez URS i klienta;

C7.2 konieczny audyt nadzorczy lub inny audyt URS nie odbędzie się w wyznaczonym terminie lub zostanie przeprowadzony w niepełnym zakresie;

C7.3 nie zostały zaspokojone wymogi określone przez URS w ramach audytu nadzorczego;

C7.4 jeżeli wynik audytu jest negatywny, a ustalonych uchybień nie usunięto w terminie przyznanym przez URS;

C7.5 przedmiot używania jest wykorzystywany niezgodnie z niniejszymi warunkami;

C7.6 zlecający nie wykonuje obowiązków nałożonych na niego w związku z certyfikacją, w szczególności zaś obowiązku informowania
o zmianach lub też nie wywiązuje się z obowiązków wynikających z umowy zawartej z URS, w tym obowiązków płatniczych;

C7.7 nie zostały zaspokojone warunki przyznania certyfikatu, zwłaszcza zaś ‒ informacje przekazane w trakcie procesu certyfikacyjnego są niepełne lub nieprawdziwe;

C7.8 klient wypowie umowę lub wystąpi i przerwanie ważności certyfikatu;

C7.9 wystąpią inne przesłanki do cofnięcia certyfikatu w myśl niniejszych OWC lub umowy;

C8 Jeżeli certyfikat zostanie cofnięty lub upłynie okres jego ważności, klient całkowicie zaprzestanie korzystania z przedmiotu używania, przede wszystkim zaś przestanie prowadzić jakiekolwiek działania reklamowe (w ramach dokumentów firmowych, na stronach internetowych, mediach społecznościowych, prospektach, katalogach, środkach transportu i in.), które odwołują się do przedmiotu używania lub usługi świadczonej z tego tytułu przez URS. Ponadto zlecający zwróci przedmioty używania związane z procesem certyfikacji, których zwrotu zażąda URS. URS Polska zażąda zwrotów oryginałów certyfikatów i wszystkich duplikatów.

C9 URS nie odpowiada za szkody powstałe po stronie zlecającego z tytułu uzasadnionego cofnięcia certyfikatu.

C10 URS nie ponosi odpowiedzialności za korzystanie z przedmiotu używania bez zezwolenia.

C11 Jeżeli na certyfikacie, znaku certyfikacji lub dokumencie znajduje się logo URS, klient może korzystać z niego zgodnie z niniejszymi OWC.

C12 Klient posiadający certyfikat GMP+ może używać logo GMP+ jednostki certyfikującej GMP+ INTERNATIONAL. Klient posiadający certyfikat zgodnie z GMP+ będzie przestrzegać wymogów określonych przez jednostkę certyfikującą GMP+ INTERNATIONAL.

C13 Klient zostanie szczegółowo zapoznany z zasadami i sposobami prawidłowego korzystania z logo certyfikacji w trakcie audytu wstępnego i wraz z przyznaniem certyfikatu.

C14 Wraz z cofnięciem certyfikatu URS może wypowiedzieć umowę. Pozostaje to bez wpływu na inne roszczenia z tytułu przysługującego odszkodowania lub innych roszczeń.

CZĘŚĆ D        ZAWIESZENIE, WYCOFANIE, PRZEDŁUŻENIE LUB OGRANICZENIE ZAKRESU CERTYFIKACJI

Zawieszenie certyfikatu D1

Ważność certyfikatu może zostać zawieszona zarówno na podstawie inicjatywy klienta, jak i na podstawie wewnętrznych procesów URS. Biuro Krytyczne URS zawiesza ważność certyfikatu jesli: nie można przeprowadzić audytu nadzorczego w terminie określonym w umowie
z przyczyn wynikających ze strony klienta, a klient wnioskuje o odroczenie audytu nadzoru. W takich przypadkach Biuro Krytyczne URS podejmuje decyzję pozytywnie po uwzględnieniu przyczyn zawieszenia. Zawieszenie certyfikatu trwa do momentu prawidłowego przeprowadzenia audytu nadzoru, we wcześniej którego ustalonym terminie, ale nie później niż 6 miesięcy od ustalonej daty, przy czym za pierwotnie ustaloną datę audytu uważa się datę wystawienia certyfikatu. Innym przypadkiem może być  brak dowodów na prawidłowe funkcjonowanie systemu zarządzania u klienta, a jednostka certyfikująca wyznaczy czas na usunięcie niezgodności w określonym terminie, ale nie później niż w ciągu 3 miesięcy od wykonania audytu nadzorczego. W obu przypadkach, jeśli wyznaczony termin zawieszenia certyfikatu nie zostanie dotrzymany z przyczyn wynikających z klienta, kompetentna osoba ds. Systemu URS podejmie decyzję o wygaśnięciu certyfikatu i zostanie on unieważniony. Klient jest informowany na piśmie o wygaśnięciu i unieważnieniu certyfikatu.

Rozszerzenia i ograniczenia certyfikatu D2

Zakres certyfikatu jest rozszerzany lub ograniczany na podstawie wniosku klienta lub na podstawie ustaleń URS podczas audytu nadzoru / re-certyfikacyjnego. Klient jest zobowiązany do poinformowania URS o istotnej zmianie w firmie, która może doprowadzić do ograniczenia lub rozszerzenia zakresu certyfikacji.

W przypadku powiadomienia przez klienta, Biuro Krytyczne URS poprosi o dokumentację firmy w celu jej zbadania i zadecyduje na piśmie
o kolejnych krokach - patrz następujące punkty:

• W przypadku drobnych zmian w procesach lub dokumentacji firmy bez wpływu na obszary produkcji, każde rozszerzenie / ograniczenie zakresu certyfikacji zostanie skonsultowane z klientem w ramach audytu nadzoru / ponownej certyfikacji.

• W przypadku formalnych zmian prawnych aspektów firmy (zmiana formy prawnej, właścicieli itp.), wpis zmian w dokumentacji firmy jest sprawdzany w ramach audytu nadzoru / re-certyfikacyjnego i wydawany jest nowy certyfikat. Okres ważności jest taki sam jak oryginalny certyfikat.

• W przypadku, gdy nastąpiły fundamentalne zmiany, które zasadniczo dotyczą procesów produkcyjnych lub procesów systemu zarządzania, konieczne jest przeprowadzenie specjalnej wizyty w celu zweryfikowania wprowadzenia tych zmian w dokumentacji procesowej firmy. W przypadku wykrycia ewentualnej zmiany zakresu certyfikacji podczas audytu nadzorczego / re-certyfikacyjnego kierownik zespołu audytowego niezwłocznie informuje telefonicznie Biuro Krytyczne URS o tej sytuacji, który decyduje o procedurze zgodnie z wyżej wymienionymi opcjami.

D3 Cofnięcie certyfikatu Wygaśnięcie i odwołanie certyfikatu następuje automatycznie, jeśli:

- ogłoszono upadłość dla klienta, - firma została przejęta przez inny podmiot (tzw. likwidacja z następcą),

- umowa dotycząca działań kontrolnych została rozwiązana przez odstąpienie lub rozwiązanie przez klienta,

- upłynął określony okres ważności certyfikatu, a klient nie zażądał przedłużenia (ponownej certyfikacji).

D4 URS ma prawo unieważnić certyfikat, jeżeli:

- certyfikat jest niewłaściwie wykorzystywany (wykorzystywany do celów innych niż te, dla których został wydany, np. do innej niecertyfikowanej firmy lub innej odrębnej organizacyjnie części firmy, która nie została jeszcze objęta przedmiotem certyfikacji lub do innego przedmiotu działalności),

- audyt nadzoru wykazuje, że klient nie stosuje już niezbędnych warunków certyfikacji systemu zarządzania,

- nadzór nie może być wykonywany z przyczyn wynikających z klienta,

- posiadacz certyfikatu odrzuca zmiany do OWU na piśmie w ciągu 6 tygodni od ich wejścia w życie lub możliwości ich zapoznania się,

- płatność za wyniki jednostki certyfikującej nie została zapłacona w wyznaczonym terminie (nawet po przypomnieniu),

- istnieją inne powody odstąpienia od umowy wynikające z umowy z klientem lub klient narusza tę umowę, wycofuje się z niej lub zachowuje się z naruszeniem uzgodnionego przedmiotu umowy. Odwołany certyfikat może zostać zwrócony w ciągu 6 miesięcy - na podstawie nadzwyczajnej wizyty specjalnej.

CZĘŚĆ E         SYSTEM WCZESNEGO OSTRZEGANIA DLA CERTYFIKATU GMPplus - EWS

E1 W razie uchybień w przestrzeganiu określonego poziomu substancji zanieczyszczającej klient zawiadomi o tym jednostkę certyfikującą, odnośne organy oraz GMP+ INTERNATIONAL, a także w ciągu 12 godzin od wystąpienia skażenia prześle raport EWS.

CZĘŚĆ F        SKARGI

F1 W przypadku, gdy klient chce zgłosić skargę na usługi oferowane przez URS, powinien w pierwszej kolejności napisać do centrali URS na adres e-mailowy complaints@urs.holdings.

F2 Wszystkie skargi zostaną należycie rozpatrzone. Osoba składająca skargę zostanie w rozsądnym terminie poinformowana o wszystkich niezbędnych środkach naprawczych. W przypadku, gdy środki naprawcze zostaną przez klienta uznane za niedostateczne, klient powinien skontaktować się

z niezależną radą certyfikacyjną ICB za pośrednictwem URS. W tym celu osoba składająca skargę powinna napisać e-mail do centrali URS na adres complaints@urs.holdings. Korespondencja powinna być opisana jako przeznaczona do rąk niezależnej rady certyfikacyjnej (Independent Certification Board - ICB).

F3

Skontaktuj się z Nami...